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雲端差勤系統使用者手冊及常見QA

刊登日期:2018/5/4 下午 06:40:11
項  目:服務項目

Q&A統整(107/8/20更新)  
提醒事項:    
一、只有早上7:30-8:30這段時間有彈性時間。也就是說如果8:30之前有請假,之後的簽到就不能遲到。
二、請假簽退時間計算方式:(工作時間-中午休息時間1.5小時+已請假時間)≧8小時就可以簽退。
三、到校就要簽到,離校就要簽退。請假後才能離校,並且須於下一次上班時間前準時簽到。
四、正常上班時間不能加班簽到退。  
       
問題類型 適用對象
簽到退 全體人員 自己處室或學校其他的Wifi帳號如果本來就有權限可以使用,那能不能用那組Wifi來打卡? 可以,基本上只要是學校的網路(Wifi)都可以使用。
簽到退 全體人員 不小心按兩次以上簽到或簽退,系統會採用哪次時間? 簽到以最早的那筆列計,簽以最晚的那筆列計。加班簽到退異同。
簽到退 需打卡人員 如果只請半天假,怎麼打卡? 學校通用班別是上午班8:00-12:00,下午班13:30-17:30;
因此如果上午請假,就是下午13:30前到校簽到,下班17:30後簽退;
※請注意~!!彈性30分鐘簽到退僅限於8:30之前~!!因此簽到時間一定要是13:30前!
如果下午請假,則是8:00簽到,12:00後簽退。
簽到退 需打卡人員 如果只請一小時,例如8:00到9:00,怎麼打卡? 以此案例的話就是9:00到校簽到,下午5:30後再簽退。
※請注意~!!彈性30分鐘簽到退僅限於8:30之前~!!因此簽到時間一定要是9:00前!
簽到退 需打卡人員 如果只請一小時,例如9:00到10:00,是否還需要補簽到退? 要,只要到校就是要簽到,離校就是要簽退。
以此案例的話就是8:00到校簽到,9:00離校時簽退,10:00到校後簽到,下午5:30後再簽退。
簽到退 需打卡人員 如果請假時間是10:00到12:00,這樣如何補簽到退? 以此案例的話就是8:00到校簽到,10:00離校時簽退,13:30到校後簽到,下午5:30後再簽退。
簽到退   如果下午4:30到5:30請假,早上7:30來,這樣幾點可以簽退? 最早可以4:00後簽退
簽到退 需打卡人員 打卡之後畫面左邊沒有出現打卡紀錄怎麼辦? 可以到差勤系統 / 基本勤惰查詢 / 個人出勤紀錄查詢,找到刷卡明細那項看系統有沒有紀錄,有時如果重複簽到退兩次,系統會比較慢顯示,有疑慮的話就馬上打給人事室。
紀錄查詢 全體人員 主管如何查詢自己和同仁的差假紀錄? 主管查詢同仁的紀錄-可以到差勤系統 / 基本勤惰查詢 / 差假紀錄查詢,選擇假別名稱,按確定就會出現單位同仁的差假紀錄。
查詢自己的紀錄-則是到個人差假紀錄作查詢。
請假/加班 全體人員 是不是所有的表單,不管是取消自己key的單還是退回別人的單,都是等同於作廢? 是的,只要做退回這個動作就代表銷單,如果超過了請假日或加班日三天而無法補單,請與人事室聯繫。
目前已有開放出差單及加班單有假單複製的功能,請假單的部分目前還在調整程式當中。請到差勤系統/基本勤惰查詢/個人差假紀錄,這裡的加班單和出差單有假單複製的功能。
紀錄查詢 全體人員 退回文件匣裡的假單是否可以刪除? 退回文件匣裡的紀錄不會也不能刪除,會消除的只有首頁上出現的筆數,這裡是七天後就會自動消除。
請假/加班 全體人員 如何取消假單或加班單? 未完成簽核流程的表單請至流程系統 / 流程簽核 / 送審文件匣 - 檢視 ,選擇該筆假單點選取消申請;
已完成簽核流程的表單差勤系統 / 差假申請單 / 銷假申請單,選擇該筆假單做銷假申請。
請假/加班 全體人員 如果出差不能確定回來時間或是路程不確定多久如何填出差單。 請把預估時間全部填入出差單內,例如10:00到台中開會預估所需時間約兩小時,開始時間就要填8:00,回來時間不確定,可能開到下午兩點,那就是把預估時間加上回程時間,填寫16:00。但是記得離校時就是要簽退,到校時就要簽到,屆時系統就會依照您實際簽到退時間認列。
請假/加班 全體人員 週日或國定假日有特殊活動需要加班,但是系統上會顯示例假日不得加班? 請於活動舉辦前先告知人事室,除非當日已有紙本簽到單,並註明簽到退時間。否則當日仍需打卡(加班簽到和加班簽退),待活動完畢後人事室才能進行出勤異動,加班人員才能填寫加班申請單。
請假/加班 全體人員 如果請假證明沒辦法立即附上怎麼處理? 請於差假單附件說明選取『證件後送』,並於取得證明後至差勤系統 / 基本勤惰查詢 / 個人差假紀錄,選取附件,即可上傳附件。
請假/加班 全體人員 出差完成後怎麼請領差旅費(8/20修正) 由於目前主計系統和差勤系統沒有連線,差旅費申請仍採紙本作業
請到流程系統 / 流程簽核 / 已簽核完成匣,找到該筆出差紀錄選檢視。進入畫面後到最下方按列印表單,就可以印出出差單當作差旅費申請的附件(相當於以前出差請示單)。
最後更新日期:2018/8/20 下午 03:39:16

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